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FAQ sur la facture QR

Les collecteurs de fonds trouveront ici un catalogue de questions et réponses pour les aider dans la mise en œuvre du remplacement du bulletin de versement par la facture QR.

Design

Est-il possible d’imprimer uniquement le Swiss QR Code sans devoir imprimer toute la facture QR ? Est-ce même autorisé ?

Le Swiss QR-Code fait partie intégrante de la QR-facture et ne peut pas être utilisé séparément.

 

Est-il permis d’imprimer la facture QR sur un fond de couleur ?

Non, cela n’est pas permis. La section de paiement avec récépissé doit être réalisée sur du papier blanc perforé d’un poids minimum de 80 g/m² et maximum de 100 g/m². L’utilisation de papiers recyclés, FSC et TCF contrôlés est possible. En revanche, les papiers couchés et réfléchissants ne sont pas autorisés. L’utilisation de papiers colorés peut entraîner des erreurs dans le processus de scanning.

 

Le verso ne peut-il effectivement pas être imprimé ?

Le verso de la facture QR (en dessous de la perforation) ne doit pas être imprimé, car cela peut poser des problèmes lors du scannage du code QR. Le verso peut toutefois être imprimé au-dessus de la perforation.

 

Existe-t-il un ou plusieurs modèles de mise en page fixes que nous pouvons mettre à la disposition des agences ? Où peut-on trouver des spécifications techniques précises concernant la nouvelle facture QR, par exemple la police et la taille des caractères, le type de papier (perforé) ?

Toutes les informations / documents / exemples de mise en page se trouvent sur www.paymentstandards.ch:

Remarque : SIX ne propose pas de modèles de mise en page fixes, mais des spécifications sur la manière dont la facture QR doit être établie.

 

Quelles sont les directives de design pour le recto et le verso ? Y a-t-il encore de la place pour une zone de motivation et si non, avec quoi la remplacer ?

Aucun élément graphique ni texte ne doit être placé au verso. Ceux-ci peuvent transparaître lors du processus de scanning et entraîner des erreurs. Les éléments graphiques au recto – comme une bande de motivation – peuvent également entraîner des erreurs lors de leur scannage. Les émetteurs de factures sont toutefois libres d’imprimer un texte de leur choix au-dessus de la perforation.

 

Quelle est la flexibilité dont disposent les organisations pour personnaliser la facture QR ?

La facture QR doit être générée conformément aux spécifications/documents publiés sur www.paymentstandards.ch. Le non-respect des spécifications/documents risque d’entraîner des problèmes lors du traitement de la QR-facture. Les émetteurs de factures sont toutefois libres d’imprimer un texte de leur choix au-dessus des perforations.

 

La facture QR peut-elle être émise sous la forme d’un double bulletin de versement (avec ou sans bande de motivation) ?

La facture QR peut être envoyée physiquement sur papier, électroniquement sous forme d’eBill ou de PDF. La partie paiement avec le récépissé peut être placée en bas de la page ou être imprimée sur une feuille séparée. Si c’est le cas, deux parties de paiement trouvent leur place sur une seule feuille.

 

 

Peut-on également placer le Swiss QR-Code « uniquement » sous forme de code QR sur une affiche, un flyer, un avis de décès, du papier à lettres ? Ou faut-il toujours et partout publier l’ensemble de la facture QR ?

En respectant les Implementation Guidelines, on s’assure que les paiements sont effectués de manière fiable par n’importe quel canal de paiement – par exemple par smartphone ou au guichet postal. Si le Swiss QR-Code est placé « uniquement » sous forme de code QR sur une affiche, un flyer, un avis de décès, du papier à lettres et que ses directives sont respectées, un paiement peut être ordonné via un smartphone. Les paiements via d’autres canaux de paiement ne seraient pas possibles dans ce cas.

 

Questions techniques

Avec le bulletin de versement QR, est-il toujours possible de faire des envois en masse non personnalisés?

Oui, pour les envois en masse non personnalisés, laissez l’adresse vide. Les donatrices et donateurs l’insèrent alors eux-mêmes.

 

En cas de mailing en masse non personnalisés : Quelles données l’organisation reçoit-elle exactement ? Comment faire pour que l’organisation obtienne le nom du donateur ou de la donatrice ? (champs libres, p. ex. saisir l’adresse à la main)

Si le paiement est effectué au débit d’un compte bancaire, le bénéficiaire reçoit automatiquement des informations sur le payeur dans son relevé de compte. En cas de paiement au guichet de la poste, le payeur saisit ses propres données à la main, qui sont ensuite saisies par PostFinance et transmises à la banque de l’émetteur de la facture.

 

Les exigences relatives au numéro de référence et à la ligne de codage sont-elles les mêmes qu’auparavant ?

Les deux types de références structurées suivants peuvent être fournis dans l’élément « Référence » :

  • La référence QR – cette référence permet aux bénéficiaires de comparer automatiquement leurs propres factures avec les paiements entrants. Sa structure correspond à celle de la référence BVR (26 caractères numériques suivis d’un chiffre de contrôle selon le modulo 10 récursif, voir annexe B « Calcul du chiffre de contrôle selon le modulo 10 récursif ») et peut être utilisée par les émetteurs de factures comme référence structurée. L’utilisation de la référence QR présuppose l’utilisation d’un QR-IBAN.
  • Creditor Reference – cette référence permet également aux bénéficiaires de comparer automatiquement leurs propres factures avec les paiements entrants. Le chiffre de contrôle de la Creditor Reference doit être calculé avec le modulo 97-10. L’utilisation de la Creditor Reference (ISO 11649) présuppose l’utilisation d’un IBAN.

La ligne de codage est désormais remplacée par le Swiss QR-Code. Le code QR suisse permet de déclencher des paiements auprès d’établissements financiers par tous les canaux de paiement et au guichet de la Poste (filiales et succursales avec partenaires). Il est marqué d’une croix suisse en son centre.

 

N’est-il vraiment pas possible que les virements permanents mis en place avec une référence BVR continuent à fonctionner et ne doivent pas être changés en facture QR ?

Les virements permanents avec d’anciennes données (numéro d’adhérent BVR, référence) ne seront plus exécutés et seront rejetés par les institutions financières à la date limite (1er octobre 2022). Le mieux est de contacter sa banque pour obtenir plus de détails.

 

Les codes QR sur les factures sont-ils illimités dans le temps ou expirent-ils un jour ?

Les Swiss QR-Codes contiennent une version qui se base sur la version des Implementation Guidelines dans laquelle le Swiss QR-Code a été créé. Tant que cette version des Implementation Guidelines est valable, le code Swiss QR est accepté pour le traitement. La place financière est intéressée à ce qu’une adaptation de la version des Implementation Guidelines ait lieu le plus rarement possible.

 

Est-il possible d’indiquer un objet d’utilisation pour la collecte?

Oui, lorsque vous créez un bulletin de versement QR, vous pouvez indiquer l’objet d’utilisation. Il est alors inclus dans le QR code. Indiquez clairement l’objet d’utilisation dans l’appel aux dons. Vos donatrices et donateurs ne peuvent pas modifier eux-mêmes un objet d’utilisation prédéfini.
Pour les dons libres, laissez l’objet d’utilisation vide. Indiquez clairement dans l’appel aux dons qu’il s’agit d’un don librement disponible. Attention: les donatrices et donateurs peuvent insérer eux-mêmes un objet d’utilisation dans l’e-banking ou le mobile banking.

 

Les organisations reçoivent-elles un scan en cas de remarques écrites à la main sur les factures QR (par ex. pertinent en cas de changement d’adresse) ?

Aucun scan n’est disponible. L’objectif de la facture QR est de progresser sur la voie de la numérisation. Les ajouts manuscrits sont souvent difficiles à lire et peuvent donc entraîner des erreurs et des dépenses lors du traitement ultérieur. Les ajouts manuscrits ultérieurs par un débiteur dans le champ « Informations supplémentaires » ne sont pas possibles. La QR-facture permet cependant toujours la saisie manuelle du débiteur et du montant.

 

On peut continuer à utiliser les numéros de référence si l’on a en même temps des BVR et des bulletins de versement QR en circulation.  Certaines banques le recommandent afin d’éviter tout problème pendant la phase de transition. L’inconvénient est qu’en cas de test, on ne sait pas par quel bulletin de versement tel paiement est reçu.  Est-ce correct ?

Cela dépend de l’offre de la banque. Lors du versement sur le compte, il devrait être clairement indiqué si un crédit est effectué sur la base du BVR ou de la facture QR.

 

Les différents numéros IBAN (un séparé pour les QR-factures) seront-ils maintenus à l’avenir ou, après la fin des bulletins de versement, le nouvel IBAN sera-t-il le seul valable pour les QR ?

Pour la QR-facture, on utilise toujours deux types d’IBAN – un QR-IBAN ainsi qu’un numéro IBAN « normal » :

  • QR-facture avec QR-IBAN et QR-référence
  • QR-facture avec IBAN et Creditor Reference
  • QR-facture avec IBAN, sans référence

L’IBAN utilisé pour BVR peut également être utilisé pour les factures QR avec les références correspondantes, comme indiqué ci-dessus.

 

Les banques informeront-elles les clients que de nouveaux IBAN s’appliquent également aux virements permanents et qu’ils doivent donc être adaptés ?

Les émetteurs de factures devraient être informés par les établissements financiers de passer à temps à la QR-facture ou à l’eBill et demander en même temps aux destinataires des factures de supprimer les virements permanents existants et (si cela est toujours souhaité) de créer de nouveaux virements permanents. Ainsi, on pourra s’assurer que les ordres permanents ne continueront pas à être exécutés avec d’anciennes données (numéro d’abonné BVR, référence) et qu’ils ne seront pas rejetés à partir de la date limite (30.09.2022).

 

Les lignes d’adresse ne peuvent-elles comporter que trois lignes ? Que se passe-t-il avec les adresses plus longues, par exemple celles qui comportent une quatrième ligne c/o ?

Il est prévu que l’adresse du destinataire soit conçue sur trois lignes au maximum. Vous trouverez des informations détaillées sur la présentation dans le document « Implementation Guidelines » (chapitre 3). Il convient de faire la distinction entre l’adresse qui doit être imprimée sur la QR-facture et l’adresse de correspondance. Une adresse c/o peut être utilisée comme adresse de correspondance, mais pas pour la QR-facture. Grâce aux caractères maximum autorisés, il devrait être possible d’apposer l’adresse complète sur la facture.

 

Existe-t-il des possibilités de test pour les bulletins de paiement QR ?

PostFinance propose sa propre plate-forme de test. Le contenu du code et la mise en page peuvent être testés ici : testplattform.postfinance.ch/corporates
Il existe également une plateforme de test de SIX : validation.iso-payments.ch/gp/qrrechnung/account/logon

 

Peut-on également payer avec TWINT lorsqu’on utilise un Swiss QR Code?

ous les Swiss QR Codes ne peuvent pas automatiquement faire l’objet d’un paiement avec l’application TWINT. Le paiement avec TWINT doit être intégré dans le QR code. Le logo TWINT situé au-dessus de la section paiement indique que le montant peut également être payé avec l’application TWINT. Pour toute question concernant TWINT, adressez-vous à votre partenaire logiciel et à votre banque.

 

Soutien

Y a-t-il un service chez SIX auquel on peut s’adresser directement ?

Oui, vous pouvez écrire à billing-payments.pm@six-group.com.

 

Les factures QR – comme les bulletins de versement jusqu’à présent – doivent-elles être soumises quelque part en tant que « modèle » afin d’obtenir le feu vert pour la conception/la mise en œuvre ?

SIX propose sur www.paymentstandards.ch des guides de style précis pour la création de factures QR à télécharger. Il dépend des offres individuelles des banques d’accorder ou non un « bon à tirer » pour les éléments de paiement de la facture QR. SIX ne propose pas elle-même de contrôles de qualité de la QR-facture.

 

Qui est responsable de la création du Swiss QR Code ? Par ex. CRM, production, etc.

Les émetteurs de factures sont responsables de la création de la facture QR et du Swiss QR Code. Afin que le paiement puisse être effectué sans problème, le destinataire de la facture doit la traiter correctement, par exemple en cas de paiement au guichet, le récépissé et la partie paiement doivent être séparés l’un de l’autre et le Swiss QR-Code ne doit pas être endommagé. Une mauvaise création ou une mauvaise manipulation de la facture QR peut entraîner des problèmes lors du traitement (scannage).

 

Comment les organisations obtiennent-elles un nouveau template pour vérifier la mise en page ?

SIX propose sur www.paymentstandards.ch des spécifications précises sur la manière dont la facture QR doit être établie.

 

Qui peut apporter un soutien technique ? Notamment lors de l’implémentation dans l’univers logiciel existant ? Est-ce que tout passe par le fournisseur de logiciel ? Chez nous, les codes QR sont générés à différents endroits (lettershop, gros copieurs internes, desktop (Word), Abacus, CRM). Il s’agit d’univers de systèmes de conversion fondamentalement différents.

Tous les documents, y compris les Implementation Guidelines, Business Rules, Style Guides, sont disponibles sur Payment Standards. Les entreprises qui utilisent des logiciels de gestion devraient contacter leur partenaire logiciel afin de s’assurer que le logiciel est mis à jour avec la dernière version.

 

Questions générales

Comment fonctionne le code QR/le bulletin de paiement ?

Pro Senectute a publié un super film explicatif à ce sujet :


 

Que se passe-t-il si quelqu’un n’a pas d’e-banking / d’application ? (Paul F., 76 ans, « novice en matière digitale »)

Les payeurs peuvent régler la facture QR par tous les moyens, comme les bulletins de versement actuels, auprès des établissements financiers et au guichet de la poste ; une application d’e-banking et de mobile banking n’est pas obligatoire.

 

Quelles sont les différentes possibilités de paiement ? (guichet postal, banque en ligne, application, distributeur de billets, envoi à la banque (ordre de paiement), etc.)

Les destinataires de la facture (qui sont ici également les débiteurs) peuvent déclencher le paiement par différents canaux, par exemple :

  • Mobile-banking
  • E-banking
  • Ordre de paiement papier à l’établissement financier
  • Paiements au guichet postal (succursales et succursales avec partenaires)
  • Saisie de l’ordre de paiement dans sa propre infrastructure (p. ex. logiciel ERP)

 

Peut-on faire un don anonyme avec le bulletin de versement QR ?

Non, ce n’est pas possible. Les données d’un(e) donneur(euse) d’ordre sont automatiquement complétées par l’e-banking ou le mobile-banking.

 

Comment peut-on faire des dons en cas de décès ? Est-il possible d’apposer un message manuscrit quelque part que nous puissions également voir ?

Il a été décidé par la place financière suisse de réduire au minimum les saisies manuelles. La QR-facture permet toutefois toujours la saisie manuelle du débiteur et du montant. Il n’est pas possible pour un débiteur d’ajouter ultérieurement des informations manuscrites dans le champ « Informations supplémentaires ». Comme les émetteurs de factures établissent eux-mêmes la facture QR, ils peuvent toutefois mettre à la disposition des destinataires de factures – selon les besoins – des parties de paiement avec une référence individuelle et/ou un motif de paiement. En outre, l’objectif du don peut être complété à tout moment dans la banque en ligne, si les paiements sont effectués par ce canal.