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FAQ zur QR-Rechnung

Hier finden Fundraiser:innen einen Frage- und Antwortkatalog als Hilfestellung für die Umsetzung der Umstellung vom Einzahlungsschein auf die QR-Rechnung.

Gestaltung

Kann man auch nur den Swiss QR Code abdrucken, ohne dass die ganze QR-Rechnung gedruckt werden muss? Ist das überhaupt zulässig?

Der Swiss QR-Code ist ein integraler Bestandteil der QR-Rechnung und kann nicht separat verwendet werden.

 

Ist ein Druck der QR-Rechnung auf farbigem Hintergrund erlaubt?

Nein, das ist nicht erlaubt. Der Zahlteil mit Empfangsschein muss auf weissem, perforiertem Papier mit einem Gewicht von mindestens 80 bis maximal 100 g/m² erstellt werden. Die Verwendung geprüfter Recycling-, FSC- und TCF-Papiere ist erlaubt. Nicht zugelassen sind hingegen beschichtete und reflektierende Papiere. Die Verwendung von farbigen Papieren kann zu Fehlern im Scanning-Prozess führen.

 

Darf die Rückseite tatsächlich nicht bedruckt werden?

Die Rückseite der QR-Rechnung (unterhalb der Perforation) darf nicht bedruckt werden, da dies zu Problemen beim Lesen des QR-Codes führen kann. Die Rückseite kann aber oberhalb der Perforation bedruckt werden.

 

Gibt es eine oder mehrere fixe Layoutvorlagen, die wir den Agenturen zur Verfügung stellen können? Wo findet man genaue technische Spezifikationen zu der neuen QR-Rechnung, z.B. Schriftart und -grösse, Papierart (perforiert)?

Alle Informationen / Dokumente / Layout-Beispiele findet man auf www.paymentstandards.ch:

Anmerkung: SIX bietet keine fixen Layoutvorlagen an, sondern Spezifikationen wie die QR-Rechnung erstellt werden sollte.

 

Welche Gestaltungsrichtlinien hat es für Vorder- und Rückseite? Hat es noch Platz für einen Motivationsstreifen und wenn nein, womit wird dieser ersetzt?

Auf der Rückseite dürfen weder grafische Elemente noch Texte angebracht werden. Diese können im Scanning-Prozess durchschimmern und zu Fehlern beim Einlesen führen. Auch grafische Elemente auf der Vorderseite – wie ein Motivationsstreifen – können zu Fehlern beim Scanning führen. Rechnungsaussteller:innen steht es jedoch frei, einen gewünschten Text oberhalb der Perforation zu drucken.

 

Welchen Gestaltungsspielraum haben Organisationen, die QR-Rechnung zu individualisieren?

Die QR-Rechnung muss gemäss den auf www.paymentstandards.ch veröffentlichten Spezifikationen/Dokumenten erstellt werden. Die Nichtbeachtung der Spezifikationen/ Dokumente kann zu Problemen bei der Bearbeitung der QR-Rechnung führen. Rechnungsaussteller:innen steht es jedoch frei, einen gewünschten Text oberhalb der Perforation zu drucken.

 

Kann die QR-Rechnung als Doppel-ESR ausgestellt werden (mit oder ohne Motivationsstreifen)?

Die QR-Rechnung kann physisch auf Papier, elektronisch als eBill oder als PDF verschickt werden. Der Zahlteil mit Empfangsschein kann dabei am unteren Seitenrand platziert oder auf ein separates Beiblatt gedruckt werden. Ist letzteres der Fall, finden zwei Zahlteile auf einem Blatt Platz.

 

Darf man den Swiss QR-Code auch «nur» als QR-Code auf ein Plakat, Flyer, Todesanzeige, Briefpapier platzieren? Oder muss immer und überall die ganze QR-Rechnung publiziert werden?

Durch die Einhaltung der Vorgaben der Implementation Guidelines stellt man sicher, dass Zahlungen über jeden Zahlungskanal – z.B. über das Smartphone oder am Postschalter – zuverlässig ausgeführt werden. Wenn der Swiss QR-Code «nur» als QR-Code auf einem Plakat, Flyer, Todesanzeige, Briefpapier platziert wird und dessen Vorgaben eingehalten werden, kann eine Zahlung via Smartphone beauftragt werden. Zahlungen über andere Zahlungskanäle wären hierbei nicht möglich.

 

Technisches

Können mit dem QR-Einzahlungsschein weiterhin unadressierte Streuwürfe gemacht werden?

Ja, bei unadressierten Streuwürfen wird die Adresse einfach leer gelassen. Die Spenderinnen und Spender setzen diese dann selber ein.

 

Bei unadressierten Streuwürfen: Welche Daten bekommt die Organisation genau? Wie schafft man es, dass die Organisation den Namen des Spenders oder der Spenderin kriegt? (freie Felder, z.B. Adresse von Hand eingeben)

Wird die Zahlung zulasten eines Bankkontos vorgenommen, erhält ein:e Zahlungsempfänger:in in seinem Kontoauszug automatisiert Informationen über den/die Zahler:in. Bei Zahlungen am Postschalter erfasst ein:e Zahler:in handschriftlich die eigenen Daten, diese werden von PostFinance nacherfasst und an die Bank des Rechnungsstellers/der Rechnungsstellerin weitergeleitet werden.

 

Sind die Anforderungen für Referenznummer und Codierzeile gleich wie bisher?

Folgende zwei Arten von strukturierten Referenzen können im Element «Referenz»
geliefert werden:

  • Die QR-Referenz – diese Referenz ermöglicht Zahlungsempfänger:innen den automatischen Abgleich zwischen den eigenen Rechnungen und den eingehenden Zahlungen. Sie entspricht im Aufbau der ESR-Referenz (26 numerische Zeichen gefolgt von einer Prüfziffer nach Modulo 10 rekursiv, siehe Anhang B «Prüfzifferberechnung nach Modulo 10 rekursiv») und kann von Rechnungssteller:innen als strukturierte Referenz verwendet werden. Die Verwendung der QR-Referenz setzt die Verwendung einer QR-IBAN voraus.
  • Creditor Reference – diese Referenz ermöglicht Zahlungsempfänger:innen ebenfalls den automatischen Abgleich zwischen den eigenen Rechnungen und den eingehenden Zahlungen. Die Prüfziffer der Creditor Reference muss mit Modulo 97-10 berechnet werden. Die Verwendung der Creditor Reference (ISO 11649) setzt die Verwendung einer IBAN voraus.

Anstelle der Codierzeile gibt es nun den Swiss QR-Code. Der Swiss QR-Code ermöglicht die Auslösung von Zahlungen bei Finanzinstituten über alle Zahlungskanäle und am Postschalter (Filialen und Filialen mit Partner). Er ist mit einem Schweizer Kreuz in der Mitte gekennzeichnet.

 

Ist es wirklich nicht möglich, dass Daueraufträge, die mit einer ESR-Referenz eingerichtet sind, weiterhin funktionieren und nicht auf QR-Rechnung umgepolt werden müssen?

Daueraufträge mit alten Daten (ESR-Teilnehmernummer, Referenz) werden nicht mehr ausgeführt und zum Stichtag (1. Oktober 2022) von den Finanzinstituten abgewiesen. Am besten kontaktiert man seine Bank, um weitere Details zu erfahren.

 

Sind die QR-Codes auf den Rechnungen zeitlich unlimitiert oder laufen die irgendwann ab?

In den Swiss QR-Codes ist eine Versionierung enthalten, die darauf basiert, in welcher Version der Implementation Guidelines der Swiss QR-Code erstellt wurde. Solange die genannte Version der Implementation Guidelines gültig ist, wird der Swiss QR-Code für die Verarbeitung akzeptiert. Der Finanzplatz ist daran interessiert, dass eine Anpassung der Version der Implementation Guidelines möglichst selten stattfindet.

 

Kann für die Sammlung ein Verwendungszweck angegeben werden?

Ja, beim Erstellen eines QR-Einzahlungsscheins kann ein Verwendungszweck vorgeben werden. Er ist dann im QR-Code enthalten. Am besten wird im Spendenaufruf klar auf den Verwendungszweck hingewiesen. Die Spender:innen können einen vorgegebenen Verwendungszweck nicht selber ändern.
Für freie Spenden, wird der Verwendungszweck offen gelassen. Auch hier wird idealerweise deutlich darauf hingewiesen, dass es sich um eine frei verfügbare Spende handelt. Wichtig: Spender:innen können im E-Banking oder im Mobile Banking selber einen Verwendungszweck einsetzen.

 

Bekommen Organisationen bei handschriftlichen Bemerkungen auf QR-Rechnungen einen Scan (z.B. relevant bei Adressänderungen)?

Es ist kein Scan verfügbar. Mit der QR-Rechnung wird das Ziel verfolgt, einen Schritt in Richtung Digitalisierung zu machen. Handschriftliche Ergänzungen sind oftmals schwer lesbar und können daher zu Fehlern und Aufwänden bei der Weiterverarbeitung führen. Nachträgliche handschriftliche Ergänzungen durch eine:n Zahlungspflichtige:n im Feld «Zusätzliche Informationen» sind nicht möglich. Die QR-Rechnung erlaubt aber weiterhin die manuelle Eingabe von Schuldner:in und Betrag.

 

Referenznummern kann man weiterverwenden, wenn man gleichzeitig ESR-EZ und QR-EZ in Umlauf hat. Teilweise empfehlen das Banken so, damit es in der Übergangsphase zu keinen Problemen kommt. Der Nachteil daran ist, dass man bei Tests nicht weiss, über welchen EZ welche Zahlung erhält. Sehe ich das richtig?

Es hängt von dem Angebot der Bank ab. Beim Kontoeinzug sollte es klar erkennbar sein, ob eine Gutschrift auf der Basis des ESR oder der QR-Rechnung erfolgt.

 

Werden die unterschiedlichen IBAN-Nummern (eine separate für QR-Rechnung) in Zukunft bestehen bleiben oder gilt nach Abschaffung EZS nur noch die neue IBAN für QR?

Bei der QR-Rechnung verwenden wir immer zwei Arten von IBAN – eine QR-IBAN wie auch eine «normale» IBAN-Nummer:

  • QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz
  • QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference
  • QR-Rechnung mit IBAN, ohne Referenz

Die IBAN, die für ESR verwendet wurde, kann auch für QR-Rechnung mit den entsprechenden Referenzen, wie oben angegeben, verwendet werden.

 

Werden die Banken Kund:innen in diesem Fall darüber orientieren, dass auch für Daueraufträge neue IBAN gelten und daher angepasst werden müssen?

Die Rechnungssteller sollten von den Finanzinstituten darüber informiert werden, rechtzeitig auf die QR-Rechnung oder eBill umzustellen und gleichzeitig die Rechnungsempfänger auffordern, die bestehenden Daueraufträge zu löschen und (sofern weiterhin gewünscht) neue Daueraufträge anzulegen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Daueraufträge nicht weiterhin mit alten Daten (ESR-Teilnehmernummer, Referenz) zur Ausführung kommen und ab dem Stichtag (30.09.2022) zurückgewiesen werden.

 

Dürfen Adresszeilen nur dreizeilig sein? Was passiert mit längeren Adressen, zum Beispiel solchen mit einer vierten c/o-Zeile?

Es ist vorgesehen, dass die die Empfängeradresse maximal auf drei Zeilen gestaltet wird. Die detaillierten Angaben zur Gestaltung finden Sie im Dokument «Implementation Guidelines» (Kapitel 3). Es muss zwischen der Adresse, die auf der QR-Rechnung aufgedruckt werden soll und der Briefadresse unterschieden werden. Eine c/o Adresse darf als Briefadresse, jedoch nicht für die QR-Rechnung verwendet werden. Durch die maximal erlaubten Zeichen sollte es möglich sein, die gesamte Adresse auf der Rechnung anzubringen.

 

Gibt es Testmöglichkeiten für QR-Zahlscheine?

Die PostFinance bietet eine eigene Testplattform an. Codeinhalt wie Layout können hier geprüft werden: testplattform.postfinance.ch/corporates
Auch von SIX gibt es eine Testplattform: validation.iso-payments.ch/gp/qrrechnung/account/logon

 

Kann man bei einem Swiss QR-Code auch mit TWINT bezahlen?

Nicht jeder Swiss QR-Code ist automatisch auch mit der TWINT-App bezahlbar. Die Bezahlung mit TWINT muss in den QR-Code integriert werden. Das TWINT-Logo oberhalb des Zahlteils zeigt, dass der Betrag auch mit der TWINT-App bezahlt werden kann. Bei Fragen zum Thema TWINT wendet man sich am besten an seinen Software-Partner und seine Bank.

 

Support

Gibt es eine Stelle bei SIX, an die man sich direkt wenden kann?

Ja, ihr könnt euch schriftlich an billing-payments.pm@six-group.com wenden.

 

Sind QR-Rechnungen – ähnlich wie bisher ein Einzahlungsschein – irgendwo als «Muster» einzureichen, um Okay für Gestaltung/Umsetzung zu erhalten?

SIX bietet unter www.paymentstandards.ch genaue Style Guides für die Erstellung von QR-Rechnungen zum Download an. Ob Banken für Zahlteile der QR-Rechnung eine Freigabe, d.h. ein «Gut zum Druck» erteilen, hängt von deren individuellen Angeboten ab. SIX bietet selbst keine Qualitätsprüfungen der QR-Rechnung an.

 

Wer ist für die Erstellung des Swiss QR-Codes zuständig? Z.B. CRM, Produktion etc.

Rechnungssteller:innen sind für die Erstellung der QR-Rechnung inklusive des Swiss QR-Codes verantwortlich. Damit die Zahlung jedoch ohne Probleme abgewickelt werden kann, muss ein:e Rechnungsempfänger:in die Rechnung auch korrekt behandeln, z.B. sollten bei Schalterzahlungen der Empfangsschein und der Zahlteil voneinander abgetrennt werden und der Swiss QR-Code darf nicht beschädigt werden. Eine falsche Erstellung bzw. der falsche Umgang mit der QR-Rechnung kann zu Problemen bei der Verarbeitung (Scanning) führen.

 

Wie bekommen Organisationen eine neue Schablone, um das Layout zu prüfen?

SIX bietet unter www.paymentstandards.ch genaue Spezifikationen, wie die QR-Rechnung erstellt werden sollte.

 

Wer kann technisch unterstützen? Vor allem bei der Implementierung in die bestehende Software-Welt? Geht das alles über den Software-Anbieter? Es werden bei uns an den unterschiedlichsten Stellen QR-Codes erzeugt (Lettershop, Grosskopierer intern, Desktop (Word), Abacus, CRM). Das sind ja grundverschiedene Umsystem-Welten.

Alle Dokumente einschliesslich Implementation Guidelines, Business Rules, Style Guides finden Unternehmen auf Payment Standards. Unternehmen, die Business Software verwenden, sollten sich mit ihrem Softwarepartner Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass die Software auf die neueste Version aktualisiert wird.

 

Allgemeines

Wie funktioniert der QR-Code/-Zahlschein?

Hierzu hat Pro Senectute einen tollen Erklärfilm veröffentlicht:

 

Was passiert, wenn jemand kein E-Banking / keine App hat? (Paul F., 76-Jährig, «Digital-Beginner»)

Zahler:innen können die QR-Rechnung genauso wie die heutigen Einzahlungsscheine über alle Kanäle bei den Finanzinstituten und am Postschalter bezahlen; eine E-Banking und Mobile-Banking-Applikation ist nicht zwingend erforderlich.

 

Welche Bezahlmöglichkeiten gibt es ganz grundsätzlich? (Postschalter, Online-Banking, App, Bankomat, Einsenden an Bank (Zahlungsauftrag) usw.)

Rechnungsempfänger:innen (hier auch gleichzeitig Zahlungspflichtige) können die Zahlung über verschiedene Zahlungskanäle auslösen, beispielsweise:

  • Mobile Banking
  • E-Banking
  • Papierhafter Zahlungsauftrag an Finanzinstitut
  • Zahlungen am Postschalter (Filialen und Filialen mit Partner)
  • Erfassung Zahlungsauftrag in eigener Infrastruktur (z.B. ERP-Software)

 

Kann mit dem QR-Einzahlungsschein anonym gespendet werden?

Nein, das ist nicht möglich. Die Angaben eines Auftraggebers/einer Auftraggeberin werden automatisch vom E-Banking oder Mobile-Banking ergänzt.

 

Wie können Trauerfall Spenden gemacht werden? Kann irgendwo von Hand eine Mitteilung angebracht werden, die wir auch sehen können?

Es wurde vom Finanzplatz Schweiz beschlossen, die manuellen Eingaben auf ein Minimum zu reduzieren. Die QR-Rechnung erlaubt aber weiterhin die manuelle Eingabe von Schuldner:in und Betrag. Nachträgliche handschriftliche Ergänzungen durch eine:n Zahlungspflichtige:n im Feld «Zusätzliche Informationen» sind nicht möglich. Da Rechnungsteller:innen die QR-Rechnung selbst erstellen, können sie aber Rechnungsempfänger:innen – je nach Erfordernis – Zahlteile mit individueller Referenz und/oder Verwendungszweck zur Verfügung stellen. Ausserdem kann das Spendenziel jederzeit auch im Online-Banking ergänzt werden, wenn die Zahlungen über diesen Kanal getätigt werden.