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FAQ zur QR-Rechnung

Hier finden Fundraiser:innen einen Frage- und Antwortkatalog als Hilfestellung für die Umsetzung der Umstellung vom Einzahlungsschein auf die QR-Rechnung.

 

Was passiert, wenn jemand kein E-Banking / keine App hat? (Paul F., 76-Jährig, «Digital-Beginner»)

Zahler:innen können die QR-Rechnung genauso wie die heutigen Einzahlungsscheine über alle Kanäle bei den Finanzinstituten und am Postschalter bezahlen; eine E-Banking und Mobile-Banking-Applikation ist nicht zwingend erforderlich.

 

Welche Bezahlmöglichkeiten gibt es ganz grundsätzlich? (Postschalter, Online-Banking, App, Bankomat, Einsenden an Bank (Zahlungsauftrag) usw.)

Rechnungsempfänger:innen (hier auch gleichzeitig Zahlungspflichtige) können die Zahlung über verschiedene Zahlungskanäle auslösen, beispielsweise:

  • Mobile Banking
  • E-Banking
  • Papierhafter Zahlungsauftrag an Finanzinstitut
  • Zahlungen am Postschalter (Filialen und Filialen mit Partner)
  • Erfassung Zahlungsauftrag in eigener Infrastruktur (z.B. ERP-Software)

 

Bei unadressierten Streuwürfen: Welche Daten bekommt die Organisation genau? Wie schafft man es, dass die Organisation den Namen des Spenders oder der Spenderin kriegt? (freie Felder, z.B. Adresse von Hand eingeben)

Wird die Zahlung zulasten eines Bankkontos vorgenommen, erhält ein:e Zahlungsempfänger:in in seinem Kontoauszug automatisiert Informationen über den/die Zahler:in. Bei Zahlungen am Postschalter erfasst ein:e Zahler:in handschriftlich die eigenen Daten, diese werden von PostFinance nacherfasst und an die Bank des Rechnungsstellers/der Rechnungsstellerin weitergeleitet werden.

 

Kann man auch nur den Swiss QR Code abdrucken, ohne dass die ganze QR-Rechnung gedruckt werden muss? Ist das überhaupt zulässig?

Der Swiss QR-Code ist ein integraler Bestandteil der QR-Rechnung und kann nicht separat verwendet werden.

 

Ist ein Druck der QR-Rechnung auf farbigem Hintergrund erlaubt?

Nein, das ist nicht erlaubt. Der Zahlteil mit Empfangsschein muss auf weissem, perforiertem Papier mit einem Gewicht von mindestens 80 bis maximal 100 g/m² erstellt werden. Die Verwendung geprüfter Recycling-, FSC- und TCF-Papiere ist erlaubt. Nicht zugelassen sind hingegen beschichtete und reflektierende Papiere. Die Verwendung von farbigen Papieren kann zu Fehlern im Scanning-Prozess führen.

 

Sind QR-Rechnungen – ähnlich wie bisher ein Einzahlungsschein – irgendwo als «Muster» einzureichen, um Okay für Gestaltung/Umsetzung zu erhalten?

SIX bietet unter www.paymentstandards.ch genaue Style Guides für die Erstellung von QR-Rechnungen zum Download an. Ob Banken für Zahlteile der QR-Rechnung eine Freigabe, d.h. ein «Gut zum Druck» erteilen, hängt von deren individuellen Angeboten ab. SIX bietet selbst keine Qualitätsprüfungen der QR-Rechnung an.

 

Gibt es eine oder mehrere fixe Layoutvorlagen, die wir den Agenturen zur Verfügung stellen können? Wo findet man genaue technische Spezifikationen zu der neuen QR-Rechnung, z.B. Schriftart und -grösse, Papierart (perforiert)?

Alle Informationen / Dokumente / Layout-Beispiele findet man auf www.paymentstandards.ch:

Anmerkung: SIX bietet keine fixen Layoutvorlagen an, sondern Spezifikationen wie die QR-Rechnung erstellt werden sollte.

 

Welche Gestaltungsrichtlinien hat es für Vorder- und Rückseite? Hat es noch Platz für einen Motivationsstreifen und wenn nein, womit wird dieser ersetzt?

Auf der Rückseite dürfen weder grafische Elemente noch Texte angebracht werden. Diese können im Scanning-Prozess durchschimmern und zu Fehlern beim Einlesen führen. Auch grafische Elemente auf der Vorderseite – wie ein Motivationsstreifen – können zu Fehlern beim Scanning führen. Rechnungsaussteller:innen steht es jedoch frei, einen gewünschten Text oberhalb der Perforation zu drucken.

 

Welchen Gestaltungsspielraum haben Organisationen, die QR-Rechnung zu individualisieren?

Die QR-Rechnung muss gemäss den auf www.paymentstandards.ch veröffentlichten Spezifikationen/Dokumenten erstellt werden. Die Nichtbeachtung der Spezifikationen/ Dokumente kann zu Problemen bei der Bearbeitung der QR-Rechnung führen. Rechnungsaussteller:innen steht es jedoch frei, einen gewünschten Text oberhalb der Perforation zu drucken.

 

Kann die QR-Rechnung als Doppel-ESR ausgestellt werden (mit oder ohne Motivationsstreifen)?

Die QR-Rechnung kann physisch auf Papier, elektronisch als eBill oder als PDF verschickt werden. Der Zahlteil mit Empfangsschein kann dabei am unteren Seitenrand platziert oder auf ein separates Beiblatt gedruckt werden. Ist letzteres der Fall, finden zwei Zahlteile auf einem Blatt Platz.

 

Wer ist für die Erstellung des Swiss QR-Codes zuständig? Z.B. CRM, Produktion etc.

Rechnungssteller:innen sind für die Erstellung der QR-Rechnung inklusive des Swiss QR-Codes verantwortlich. Damit die Zahlung jedoch ohne Probleme abgewickelt werden kann, muss ein:e Rechnungsempfänger:in die Rechnung auch korrekt behandeln, z.B. sollten bei Schalterzahlungen der Empfangsschein und der Zahlteil voneinander abgetrennt werden und der Swiss QR-Code darf nicht beschädigt werden. Eine falsche Erstellung bzw. der falsche Umgang mit der QR-Rechnung kann zu Problemen bei der Verarbeitung (Scanning) führen.

 

Wie bekommen Organisationen eine neue Schablone, um das Layout zu prüfen?

SIX bietet unter www.paymentstandards.ch genaue Spezifikationen, wie die QR-Rechnung erstellt werden sollte.

 

Sind die Anforderungen für Referenznummer und Codierzeile gleich wie bisher?

Folgende zwei Arten von strukturierten Referenzen können im Element «Referenz»
geliefert werden:

  • Die QR-Referenz – diese Referenz ermöglicht Zahlungsempfänger:innen den automatischen Abgleich zwischen den eigenen Rechnungen und den eingehenden Zahlungen. Sie entspricht im Aufbau der ESR-Referenz (26 numerische Zeichen gefolgt von einer Prüfziffer nach Modulo 10 rekursiv, siehe Anhang B «Prüfzifferberechnung nach Modulo 10 rekursiv») und kann von Rechnungssteller:innen als strukturierte Referenz verwendet werden. Die Verwendung der QR-Referenz setzt die Verwendung einer QR-IBAN voraus.
  • Creditor Reference – diese Referenz ermöglicht Zahlungsempfänger:innen ebenfalls den automatischen Abgleich zwischen den eigenen Rechnungen und den eingehenden Zahlungen. Die Prüfziffer der Creditor Reference muss mit Modulo 97-10 berechnet werden. Die Verwendung der Creditor Reference (ISO 11649) setzt die Verwendung einer IBAN voraus.

Anstelle der Codierzeile gibt es nun den Swiss QR-Code. Der Swiss QR-Code ermöglicht die Auslösung von Zahlungen bei Finanzinstituten über alle Zahlungskanäle und am Postschalter (Filialen und Filialen mit Partner). Er ist mit einem Schweizer Kreuz in der Mitte gekennzeichnet.

 

Wie können Trauerfall Spenden gemacht werden? Kann irgendwo von Hand eine Mitteilung angebracht werden, die wir auch sehen können?

Es wurde vom Finanzplatz Schweiz beschlossen, die manuellen Eingaben auf ein Minimum zu reduzieren. Die QR-Rechnung erlaubt aber weiterhin die manuelle Eingabe von Schuldner:in und Betrag. Nachträgliche handschriftliche Ergänzungen durch eine:n Zahlungspflichtige:n im Feld «Zusätzliche Informationen» sind nicht möglich. Da Rechnungsteller:innen die QR-Rechnung selbst erstellen, können sie aber Rechnungsempfänger:innen – je nach Erfordernis – Zahlteile mit individueller Referenz und/oder Verwendungszweck zur Verfügung stellen. Ausserdem kann das Spendenziel jederzeit auch im Online-Banking ergänzt werden, wenn die Zahlungen über diesen Kanal getätigt werden.

 

Wer kann technisch unterstützen? Vor allem bei der Implementierung in die bestehende Software-Welt? Geht das alles über den Software-Anbieter? Es werden bei uns an den unterschiedlichsten Stellen QR-Codes erzeugt (Lettershop, Grosskopierer intern, Desktop (Word), Abacus, CRM). Das sind ja grundverschiedene Umsystem-Welten.

Alle Dokumente einschliesslich Implementation Guidelines, Business Rules, Style Guides finden Unternehmen auf Payment Standards. Unternehmen, die Business Software verwenden, sollten sich mit ihrem Softwarepartner Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass die Software auf die neueste Version aktualisiert wird.

 

Ist es wirklich nicht möglich, dass Daueraufträge, die mit einer ESR-Referenz eingerichtet sind, weiterhin funktionieren und nicht auf QR-Rechnung umgepolt werden müssen?

Daueraufträge mit alten Daten (ESR-Teilnehmernummer, Referenz) werden nicht mehr ausgeführt und zum Stichtag von den Finanzinstituten abgewiesen. Am besten kontaktiert man seine Bank, um weitere Details zu erfahren.

 

Sind die QR-Codes auf den Rechnungen zeitlich unlimitiert oder laufen die irgendwann ab?

In den Swiss QR-Codes ist eine Versionierung enthalten, die darauf basiert, in welcher Version der Implementation Guidelines der Swiss QR-Code erstellt wurde. Solange die genannte Version der Implementation Guidelines gültig ist, wird der Swiss QR-Code für die Verarbeitung akzeptiert. Der Finanzplatz ist daran interessiert, dass eine Anpassung der Version der Implementation Guidelines möglichst selten stattfindet.

 

Bekommen Organisationen bei handschriftlichen Bemerkungen auf QR-Rechnungen einen Scan (z.B. relevant bei Adressänderungen)?

Es ist kein Scan verfügbar. Mit der QR-Rechnung wird das Ziel verfolgt, einen Schritt in Richtung Digitalisierung zu machen. Handschriftliche Ergänzungen sind oftmals schwer lesbar und können daher zu Fehlern und Aufwänden bei der Weiterverarbeitung führen. Nachträgliche handschriftliche Ergänzungen durch eine:n Zahlungspflichtige:n im Feld «Zusätzliche Informationen» sind nicht möglich. Die QR-Rechnung erlaubt aber weiterhin die manuelle Eingabe von Schuldner:in und Betrag.

 

Darf man den Swiss QR-Code auch «nur» als QR-Code auf ein Plakat, Flyer, Todesanzeige, Briefpapier platzieren? Oder muss immer und überall die ganze QR-Rechnung publiziert werden?

Durch die Einhaltung der Vorgaben der Implementation Guidelines stellt man sicher, dass Zahlungen über jeden Zahlungskanal – z.B. über das Smartphone oder am Postschalter – zuverlässig ausgeführt werden. Wenn der Swiss QR-Code «nur» als QR-Code auf einem Plakat, Flyer, Todesanzeige, Briefpapier platziert wird und dessen Vorgaben eingehalten werden, kann eine Zahlung via Smartphone beauftragt werden. Zahlungen über andere Zahlungskanäle wären hierbei nicht möglich.